檔案交換不再仰賴 E-mail,共享備忘錄讓團隊合作達到順暢無比的境界!

會議結束後,熱心的同事將會議紀錄 Mail 給大家,結果忘記夾帶附檔,抱歉在補寄一封;然後某位同事發現紀錄內容有漏缺,又全收件人回覆告知,在我們的信箱被這種行為洗爆時,社長也產生了超多疑問:為什麼要一直 Mail 來 Mail 去的呢?再來是對方真的有收到信嗎?其實我們無從得知。

又有人說那改用 LINE 群組來辦公吧!這我更不同意了,隨隨便便一個 OK!感謝!的貼圖,加上一些沒意義的聊天訊息,就把真正重要的訊息給洗掉了,有些人一整天都不看 LINE 的,一回來看到就 200 多則訊息未讀,嚇都嚇死了只想把通知關掉,這樣的交流比郵件還差呢!

那該怎麼解決上述的狀況,我覺得「共享備忘錄」就是一個很棒的方案,能有效解決下列問題:

  1. 忘記把信寄給某人,得事後補寄
  2. 不確定對方到底有沒有收到啊!回信一下吧
  3. 大家手上的檔案版本不一,資訊誤差很大
  4. 一堆不相干訊息把重要訊息洗掉

下面就來看看怎麼使用備忘錄,讓團隊共享達到順暢無比的境界:

 

共享備忘錄給他人


共享備忘錄的方式既簡單,又能解決掉「忘記把信寄給某人,得事後補寄」,以及「不確定對方到底有沒有收到啊!回信一下吧」,而且寄送方式很多元:

notes3_01
▲用備忘錄做好會議記錄後,在上方工具列有個「人頭」圖像,這就是「共享備忘錄」,按下後會出現各種共享方式能加入協作成員,例如郵件、訊息、或純粹複製連結貼給對方。

這邊以「郵件」做示範,點選郵件後按下〔共享〕,在收件人的地方輸入對方的 E-mail,然後按下〔傳送〕,對方會收到信,信中會附帶「備忘錄」連結,點擊後就能加入你的備忘錄。

notes3_02
▲當你發出訊息邀請後,只要再次點選上方的「共享」按鈕,就會看到你曾邀請過哪些人,所以你看這邊就知道有沒有漏寄信給哪些人了,快點補寄。

如果對方有收到你的邀請,並確認加入共享備忘錄,這個「已邀請」就會消失,這樣就能確認對方有收到,沒按接受邀請的就打電話打爆他叫他快點按。

 

共享成員一起編輯筆記


被共享的成員隨時都能在筆記中持續加註新意見、或是插入新文件,這樣就解決了「大家手上的檔案版本不一,資訊誤差很大」的問題,要是檔案一有更新,直接把舊的檔案移除掉就好,不必重新寄送郵件:

notes3_03
▲共享成員正在編寫備忘錄時,你會看到文字是黃底色,不必重開備忘錄就能即時看到更新內容,比較可惜的是你無法知道是誰寫了這段文字,所以建議大家先講好,在加註評論或文件前面,記得寫上自己的名字。

由於是正式的會議紀錄格式,也沒有「貼圖」功能,因此也不會發生大家在會議紀錄裡聊天這種詭異的事,這樣就順帶解決了「一堆不相干訊息把重要訊息洗掉」的問題,若真的有連在會議紀錄中都能聊,請把他調去客服單位的工作吧…。

 

取消共享權限


notes3_04
▲如果是整個專案結束,共享備忘錄完成它的任務要功成身退時,按下共享列表下的〔停止共享〕,就能把整個共享備忘錄關掉。

※ 被共享的成員會同時失去該則筆記,只有持有人能保留這些記事。因此請在停止共享前,通知大家把要保留的文件、資訊都存下來,免得移除權限後什麼都不剩囉!

notes3_05
▲如果專案中途有成員退出,沒必要在共享備忘錄給對方時,可以在協作成員列表旁,滑鼠移過去會出現〔⋯〕按鈕,按下後可以將該成員【移除權限】,不用把整個共享都關掉。

 


恭喜獲得成就「macOS:不要再寄了!」,希望各位社員都有個新觀念,不要侷限在一定要用郵件交換檔案或訊息,甚至是用 LINE 來工作,除非是與別間公司的人商討合作,需要留下郵件佐證彼此的往來過程,不然日常在公司內部與團隊成員協作,盡量多使用備忘錄這類的共享方式吧!當然日後我們還會介紹更多與團隊成員協作的方法,請期待囉!

notes3_ach

延伸閱讀

→ 點此返回 Mac 教學首頁

相關文章

要是能放假,誰想要工作!一週要工作五天的真正原因是?

要是能放假,誰想要工作!一週要工作五天的真正原因是?

看懂 WWDC 2017 – iOS 11:Apple 把 iPad 變成電腦,需要幾個步驟?

看懂 WWDC 2017 – iOS 11:Apple 把 iPad 變成電腦,需要幾個步驟?

170521 海獺週報:我們對 FB 說大話,卻對 Google 說真話!

170521 海獺週報:我們對 FB 說大話,卻對 Google 說真話!