一封信件的好壞，能讓合作夥伴上天堂或者入地獄，你的信件總是像封萬言書，又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎？八個書信禮儀的訣竅，讓我們一起從信件開始，展現專業的職場態度！

為什麼要寫這篇？

最近收到一封信，大約是這樣的內容：「我們公司想要拓展某方面的業務，我們公司一直以來在市場上致力推廣⋯⋯（文長後略），想知道找你合作報價多少？」後面就沒了，連自己的名字都沒有介紹，因此看完後我只好婉拒了；或許你也收過這樣的信件，又或者可能曾經不小心犯過這樣的錯誤，一封落落長的信件，得在字裡行間找重點，信件禮儀的缺乏，又讓人看了有些難受？

信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否，亦可能因此多一位朋友，或是讓自己的專業度提升，因此人人都應該學會怎樣寫商業書信，接下來我會將一份完整的商務郵件切成幾個環節，手把手的教你怎樣才能寫出一封好的郵件！

一. 請在「主旨」就把話講完

簡單扼要的信件主旨，除了能幫對方節省時間，一看標題就知道寄信的目的，還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件；舉一個非常鮮明的例子：求職信。通常 HR 的信箱打開來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信，如果要在其中脫穎而出，只要在標題下點功夫：

看出差別了吧！與人力銀行截然不同的格式寫法，開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位，表明自己的「來意」，最後的殺招是：「感謝您撥冗閱讀」這幾個字格外有禮貌，給人的感覺比我家樓下早餐店的大嬸還要親切，害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。

二. 視彼此交情，調整稱謂與問候

首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了，問候語的選定可視「親密度」來使用（而且 Dear 其實有點「老套」了），可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可，例如：江校長您好、林老師您好。

如果跟對方的關係夠好、或是對方是平輩，在開頭可改成「Hi」，例如：「Hi 小蛙老師！」但如果彼此已經非常熟了，甚至是很親切的合作關係與交情，可以用「Hey！」也沒問題的；上次有位老師回信給我，就直接以：「Hey 子威！」作為開頭，整個親切到爆表啊！

三. 不拖泥帶水，且明確分段

開頭第一段請先講完重點，對方如果很忙，看第一段就知道這封信跟他有什麼關係，例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西；千萬別寫的落落長，盡量在三段內就講完所有的事，也可以參考推特的字數上限設計，每段盡量不要超過 140 個字，因為寫 E-mail 不是寫文章，真的有很多事要交代，就直接打個電話吧！

如果不得已得用郵件交代多項任務或話題，請一定要「分段」明確，建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」，這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息，算是貼心舉動：

時時都要注意尊重閱讀者的時間，盡量用精簡的文字來敘述事情，不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景，誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。

最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀，並再次提醒對方寄信的「目的」，例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣：

上述資料供老師參考，感謝您撥冗閱讀此信！最後也再次向您詢問，是否願意接受專訪？期待您的回覆，祝您有美好的一天！

四. 注意「表情符號」與「標點符號」的使用

正式商業信件盡量少用「表情符號」，表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌，反而會給人不太正經的印象，要記得 E-mail 不是在聊 LINE，主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式；當然如果雙方很熟的話，能視情況用些「～、^^、XD」的表情符號，但拜託別用到這種：ヾ(“´∀｀”)ﾉ

另外寫信時，顧及文字專業性，建議用「中文全形」標點符號，不要一下半形逗號、一下全形逗號，全形標點符號有助於閱讀的順暢感，字跟字之間的間距會相當平衡的分開。

▲如果想要強調內文重點，可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來，但別通篇都紅吱吱（是在寫血書嗎？），一封信盡量維持兩種顏色就好；另外這不是色盲測試，信件一定是白底，所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。

五. 副件別疏忽檔名跟壓縮

從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度，例如檔案名稱，通常有些人在寄求職信應徵的時候，如果有作品集會疏忽掉替作品命名，一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」，這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。

取名也是非常有學問的，如果之間已經傳遞過一份文件，再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱，加上新的「日期」或「修改版本」，盡量別讓兩份文件名稱相似或相同，不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版，還得兩份都打開來檢查，再次重申「請尊重閱讀者的時間」。

最後要注意郵件的檔案夾帶上限，過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」，例如作品集是很多份 jpg、png 圖檔，我建議直接轉成一份 PDF 檔，別一張一張這樣夾帶寄送，盡量讓對方按一次「下載」就行了；如果作品真的太多，也可以改用線上「連結」的方式，或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享，並在信中說明：「由於檔案眾多，方便的話請至線上閱覽，此為我的：作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址，不要一串亂碼網址直接貼上來。

六. 記得首次寄信一定要加上「簽名檔」

「簽名檔」會加在郵件中的最下方，用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你，通常會包括：姓名（中/英）、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及 Logo；當然如果你的社群很業務導向，希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通，在簽名檔附上 FB、LINE ID 也沒問題。

七. 善用 CC 和 BCC，回覆時也不能疏忽

CC 是「副本（Carbon Copy ）」的意思，在寄件時通常除了主要「收件人」外，與這封信有關的人可以填寫在「副本」收件人欄位，例如主管、部門同事、或是對方有兩位以上的項目負責人；當對方按下「回覆所有人」時，郵件會自動傳送一封副本郵件給所有 CC 成員，讓相關人士都知道你們聯絡的內容、處理的時間與進度。

因此如果你回信時，看到對方有 CC 他的主管、同事，請記得務必選「回覆所有人」，這是基本的回信禮節，因為對方既然會 CC，就代表他希望讓自己的主管、同事也知道進度如何，如果只用單一「回覆」，他就得再「轉寄」一次郵件給主管。

而 BCC 則是「密件副本（Blind Carbon Copy）」的意思，這與 CC 不同，主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰，可以確保其他人的郵件地址不外流，但又能通知主管「已跟對方聯繫了」；因此 BCC 大多適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上，避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。

八. 最後提點，發信前請一定要最終確認

當上面每一個環節都完成了，最後按下「傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍，除了檢查錯字外，也試著自己親口唸一遍，如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲，就請把拗口的地方刪減一下。

尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成，最常疏忽的是忘記加上附件，卻在信件中說：「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了！

永遠要記得尊重閱讀者的時間，好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業，對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件，一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事！