人人必學的職場郵件攻略法:8 大書信禮儀你都有顧到嗎?

一封信件的好壞,能讓合作夥伴上天堂或者入地獄,你的信件總是像封萬言書,又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎?八個書信禮儀的訣竅,讓我們一起從信件開始,展現專業的職場態度!

 

為什麼要寫這篇?

最近收到一封信,大約是這樣的內容:「我們公司想要拓展某方面的業務,我們公司一直以來在市場上致力推廣⋯⋯(文長後略),想知道找你合作報價多少?」後面就沒了,連自己的名字都沒有介紹,因此看完後我只好婉拒了;或許你也收過這樣的信件,又或者可能曾經不小心犯過這樣的錯誤,一封落落長的信件,得在字裡行間找重點,信件禮儀的缺乏,又讓人看了有些難受?

信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否,亦可能因此多一位朋友,或是讓自己的專業度提升,因此人人都應該學會怎樣寫商業書信,接下來我會將一份完整的商務郵件切成幾個環節,手把手的教你怎樣才能寫出一封好的郵件!

 

一. 請在「主旨」就把話講完

簡單扼要的信件主旨,除了能幫對方節省時間,一看標題就知道寄信的目的,還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件;舉一個非常鮮明的例子:求職信。通常 HR 的信箱打開來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信,如果要在其中脫穎而出,只要在標題下點功夫:

看出差別了吧!與人力銀行截然不同的格式寫法,開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位,表明自己的「來意」,最後的殺招是:「感謝您撥冗閱讀」這幾個字格外有禮貌,給人的感覺比我家樓下早餐店的大嬸還要親切,害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。

 

二. 視彼此交情,調整稱謂與問候

首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了,問候語的選定可視「親密度」來使用(而且 Dear 其實有點「老套」了),可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可,例如:江校長您好、林老師您好。

如果跟對方的關係夠好、或是對方是平輩,在開頭可改成「Hi」,例如:「Hi 小蛙老師!」但如果彼此已經非常熟了,甚至是很親切的合作關係與交情,可以用「Hey!」也沒問題的;上次有位老師回信給我,就直接以:「Hey 子威!」作為開頭,整個親切到爆表啊!

 

三. 不拖泥帶水,且明確分段

開頭第一段請先講完重點,對方如果很忙,看第一段就知道這封信跟他有什麼關係,例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西;千萬別寫的落落長,盡量在三段內就講完所有的事,也可以參考推特的字數上限設計,每段盡量不要超過 140 個字,因為寫 E-mail 不是寫文章,真的有很多事要交代,就直接打個電話吧!

如果不得已得用郵件交代多項任務或話題,請一定要「分段」明確,建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」,這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息,算是貼心舉動:

時時都要注意尊重閱讀者的時間,盡量用精簡的文字來敘述事情,不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景,誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。

最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀,並再次提醒對方寄信的「目的」,例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣:

 

上述資料供老師參考,感謝您撥冗閱讀此信!最後也再次向您詢問,是否願意接受專訪?期待您的回覆,祝您有美好的一天!

 

四. 注意「表情符號」與「標點符號」的使用

正式商業信件盡量少用「表情符號」,表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌,反而會給人不太正經的印象,要記得 E-mail 不是在聊 LINE,主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式;當然如果雙方很熟的話,能視情況用些「~、^^、XD」的表情符號,但拜託別用到這種:ヾ(“´∀`”)ノ

另外寫信時,顧及文字專業性,建議用「中文全形」標點符號,不要一下半形逗號、一下全形逗號,全形標點符號有助於閱讀的順暢感,字跟字之間的間距會相當平衡的分開。


▲如果想要強調內文重點,可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來,但別通篇都紅吱吱(是在寫血書嗎?),一封信盡量維持兩種顏色就好;另外這不是色盲測試,信件一定是白底,所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。

 

五. 副件別疏忽檔名跟壓縮

從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度,例如檔案名稱,通常有些人在寄求職信應徵的時候,如果有作品集會疏忽掉替作品命名,一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」,這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。

取名也是非常有學問的,如果之間已經傳遞過一份文件,再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱,加上新的「日期」或「修改版本」,盡量別讓兩份文件名稱相似或相同,不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版,還得兩份都打開來檢查,再次重申「請尊重閱讀者的時間」。

最後要注意郵件的檔案夾帶上限,過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」,例如作品集是很多份 jpg、png 圖檔,我建議直接轉成一份 PDF 檔,別一張一張這樣夾帶寄送,盡量讓對方按一次「下載」就行了;如果作品真的太多,也可以改用線上「連結」的方式,或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享,並在信中說明:「由於檔案眾多,方便的話請至線上閱覽,此為我的:作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址,不要一串亂碼網址直接貼上來。

 

六. 記得首次寄信一定要加上「簽名檔」

「簽名檔」會加在郵件中的最下方,用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你,通常會包括:姓名(中/英)、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及 Logo;當然如果你的社群很業務導向,希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通,在簽名檔附上 FB、LINE ID 也沒問題。

 

七. 善用 CC 和 BCC,回覆時也不能疏忽

CC 是「副本(Carbon Copy )」的意思,在寄件時通常除了主要「收件人」外,與這封信有關的人可以填寫在「副本」收件人欄位,例如主管、部門同事、或是對方有兩位以上的項目負責人;當對方按下「回覆所有人」時,郵件會自動傳送一封副本郵件給所有 CC 成員,讓相關人士都知道你們聯絡的內容、處理的時間與進度。

因此如果你回信時,看到對方有 CC 他的主管、同事,請記得務必選「回覆所有人」,這是基本的回信禮節,因為對方既然會 CC,就代表他希望讓自己的主管、同事也知道進度如何,如果只用單一「回覆」,他就得再「轉寄」一次郵件給主管。

而 BCC 則是「密件副本(Blind Carbon Copy)」的意思,這與 CC 不同,主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰,可以確保其他人的郵件地址不外流,但又能通知主管「已跟對方聯繫了」;因此 BCC 大多適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上,避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。

 

八. 最後提點,發信前請一定要最終確認

當上面每一個環節都完成了,最後按下「傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍,除了檢查錯字外,也試著自己親口唸一遍,如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲,就請把拗口的地方刪減一下。

尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成,最常疏忽的是忘記加上附件,卻在信件中說:「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了!

永遠要記得尊重閱讀者的時間,好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業,對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件,一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事!

 

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