開工準備 10 大招,2017 年讓你 Mac 好用十倍的教戰守則

明天就要開工了!即將重返戰場職場的你,社長特別準備了 10 大 Mac 使用建議,也可以說是一些習慣的養成。這份教戰守則讓你不論在工作還是生活,都能發揮出 Mac 更強大的效率與便利,讓我們正式迎戰 2017 年吧!

 

一. 整理你的 Dock,把沒在用的 App 拿掉吧!


Dock 是桌面不可或缺的一份子,這個平台讓你能更快的取用 Safari、備忘錄等常用 App,可以說 Dock 就是你開啟一切的「起點」。但隨著時間一久,你會發現 Dock 越來越長,上面站滿了很多你不再使用、甚至從未開啟過的 App,因此社長建議你來次大清除,並配合自己的使用習慣,把 App 按照分類重新排序一番。


▲ 將 App 圖示拖出 Dock 外直到出現「移除」字樣,一放手就能移掉不常用的 App(但放心這並不會刪掉這個軟體)。


▲ 社長的 Dock 配置建議,我會把越常用的 App 放在左方,中央則是文書處理軟體 iWork,最右端是系統設置以及常用的第三方 App。

 

二. 來一次大清理釋出足夠的 Mac 儲存空間


儲存空間不足應該是每位 Mac 使用者最苦惱的課題,我們往往「捨不得」刪掉檔案,最終反而讓那些資料佔據了我們的空間,新的一年試著大膽把這些資料清理一番吧!


▲升級到 macOS Sierra 後,點選「關於這台 Mac」→〔儲存空間〕中的〔管理〕,Mac 會列出一系列幫你清理儲存空間的建議。

當然除了系統建議清理外,你也可能需要大量的用手動清除方式來釋出儲存空間,社長說說自己整理時的一個習慣,我用「時間」來判斷資料是否值得留下來,例如面對一個資料夾,先判斷「我一週內是否會用到這些檔案?」,如果不會,我就會果斷的把資料封存到雲端空間去(iCloud Drive、Dropbox、Google Drive 都可以)。

另外「影片檔」總是最佔空間的,社長建議買顆外接硬碟把它們裝起來,不要佔據到 Mac 本身的空間,一個硬碟真的不貴,而且要看影片的時候也能插著看不是嗎?讓最迫切、最優先需要處理的資料留在 Mac 上就好,其他的一律移到外部儲存去,養成這個習慣 2017 年你就不用擔心空間不足了。

關於雲端空間的選擇建議,可以看社長的這篇:《什麼是雲端硬碟?Apple、Google、微軟捧給你用的免費大麻》

 

三. 學會讓 iOS 與 Mac 的內容緊密同步在一起


單有一台 Mac 是無法享受 Apple 強大的生態圈所帶來的種種好處,若配上 iPhone 或 iPad,你就能將原本 80 分的體驗發揮到 120 分!這也是為什麼很多人用了 Mac 跟 iPhone 以後,不太會去換 Android 手機的原因。


▲ 將 Mac 與 iPhone 緊緊整合在一起的最大功臣其實就是「iCloud」,請一定要把 iPhone 與 Mac 都綁定一樣的 Apple ID,並把 iCloud 裡的 App 同步全都打勾,你就能在兩台裝置間享受一樣的使用體驗,例如:

種種同步功能都能讓你的使用體驗快速切換、往返在 Mac 與 iPhone 之間,你將會更愛你的 Apple 裝置!

 

四. 開始習慣用「提醒事項」與「行事曆」安排生活


2017 我們要更會區分「現在該做什麼」、「未來會做什麼」,搞清楚這兩件事你會發現時間變多了,工作起來也會更游刃有餘。我們該試著用「提醒事項」和「行事曆」兩個工具,分別幫自己管理「現在」與「未來」。

一般人會把「提醒事項」拿來記我所有想做的事,當一個「To Do List」來用,但最後你會發現你列出來的工作根本沒有減少,甚至忘記你列過什麼了,因此社長建議你在「提醒事項」上只寫「我今天該做什麼」就好,而不是每件想做的事都記在上面。


▲真正搞懂「提醒事項」的用法,請看:《待辦工作列不是列得越多越好,改造專注版「提醒事項」,優化你的生活步調!》

接著我們要習慣多用「行事曆」來安排自己未來的行程,例如我要跟誰開會、要到哪邊與人約會、要花多久時間學一個新技能,你會發現用行事曆,你會對「時間」更有敏銳度,而且更珍惜自己一天只有 24 小時,應該準確的利用時間做出對自己最有利的選擇。

 

五. 未讀郵件果斷封存,養成每日清空收件匣的習慣


想必你的「收件匣」中有許多未讀信件,社長曾經看過最誇張的是 9,000 多封未讀…,我每次寄信給他時總要立刻打電話,請他馬上查看收件匣,因為晚一個小時,信件馬上就會掩沒在未讀郵件中。

新的一年讓我們來次郵件大整理,把那些信件你沒讀過的信件乾脆的「封存」起來吧!反正你也讀不完。但從封存的那一刻起,新的一年你將要開始習慣每天「清空收件匣」,也就是每天下班(或睡前),一定要把所有的信件都「封存」起來。


▲封存並不是刪掉郵件,你依然能在封存信箱中找到這些信件,或是用郵件 App 中的「搜尋」功能,輸入關鍵字找回重要的信件。


▲善用「標旗」、「VIP 聯絡人」來區分出緊急的工作郵件,收到這些緊急信件立刻回信,然後馬上封存這些郵件,就像是接收緊急任務一樣馬上處理掉,就不會導致收件匣堆積。


▲至於那些垃圾信件,用個一勞永逸的方法,直接設定郵件的「排除功能」,把垃圾信自動導到垃圾桶裡,並設定時間一到就刪除它們。(郵件→【偏好設定】→〔垃圾郵件〕和〔規則〕)

 

六. 審視自己的 Safari 書籤是不是過時了


Safari 的書籤可以說是一個人「網路喜好」的資料庫,但我們長年來會收藏很多「我們自以為很喜歡」的網頁,最後卻根本沒有再打開過,或是收集的網路資訊已經過舊、甚至網頁掛了你都不知道。新的一年讓我們把網路書籤重新審視一遍,善用 Safari 的三個工具,重新替你的網頁收藏來次大整理:


▲你可以按下 ⌘+Shift+B,讓「喜好項目」書籤顯示在 Safari 工具列上方,如果你的書籤滿到擠出整條工具列 Bar 外,就該好好分類整理了。

 

七. 用筆記軟體收藏想法並內化成知識


社長最喜歡用 Evernote 來搜集有用的網路資訊,而且我有一個習慣,就是哪怕只寫一句話、或是幾行字,也要替搜集來的資訊下註解,這筆資料才會對我有意義,將來看到這則筆記也不會忘掉當初為什麼我要收藏它。


▲在 Safari 用「分享」按鈕,可以隨時把網頁收藏到「備忘錄」中,形成一個預覽小框框,同時在備忘錄裡可以寫下自己吸收資訊後的想法與註解,讓資訊內化到你的腦袋。


▲ Evernote 的 WebClipper 功能是非常優秀的資訊搜集工具,你可以將網頁整頁複製下來,包括圖片、網址連結,變成一個精編後的簡化版文章,再到自己的 Evernote 桌面版裡,對這則記事寫下註解與想法。

關於知識內化的過程,你可以看社長這篇:《你是做筆記還是抄筆記?將資訊打進腦袋的 Evernote 知識內化術!》

 

八. 用更簡便的方式來管理與搜尋檔案


Finder 就是一個健全的檔案管理系統,不論你的資料有多繁雜、用一層一層的檔案夾封裝文件,都可以用 Finder 輕易將檔案整理的井然有序,有三招能不破壞原有檔案分裝、又能快速取得檔案的方式推薦給你:


▲善用標記功能,區分重要的專案處理檔案夾,把緊急的任務賞個紅標,在你工作時瞬間處理掉他們,不用在一層一層的撈資料:《替重要工作加上「標記」:打破檔案夾收納層層限制,一鍵呼喚重要文件!》


▲別再用滑鼠一層一層翻找了,直接用 Spotlight 搜尋檔案名稱,快速找出自己需要的文件與資料:《Mac 搜尋大師 Spotlight:檔案亂收也不怕,讓你達到不用整理的整理境界!》


▲最後你可以用 Finder 內建的「智慧型搜尋」,利用設定多重目標來精準找出深藏在 Mac 中的文件:《精準到萬無一失!自訂條件深度搜尋 Mac 所有檔案,誰都逃不掉的「智慧型搜尋」》

 

九. 選些好用的第三方 App,替自己省時省力


除了使用內建的 Mac App 外,你也可以用一些第三方 App 來替自己省時省力。

▲而且社長都已經幫你準備好了!請看:《2017 Mac App:推薦新手必裝的軟體嚴選清單》,我自己真正在使用、沒有副作用的超棒第三方軟體通通都在這邊。

 

十. 來次完美的 Time Machine 備份預防未來風險


一定要養成「備份」習慣,絕對不要輕視自己資料的重要性,Mac 擁有最強大的 Time Machine 備份功能,你甚至不用搞懂按鈕在哪邊、該設定些什麼東西,只要接上硬碟按個確定,整台 Mac 裡裡外外都幫你備份好了!

當意外發生(離如手不小心撞到咖啡,濺到整台電腦 GG)導致你必須送修 Mac 或換新機,你可以直接接上備份硬碟,將整台 Mac 還原到當初備份的時間點,一台與先前一模一樣的 Mac 就此重生。

一篇你絕對不能錯過的 Time Machine 教學:《不要等到你 Mac 死機才看這篇!2017 最強 Time Machine 單篇備份教學》

 

最後:選一本好書,永久陪伴你的 Mac 使用之旅


上述提到的所有 Mac 功能,甚至更多的教學祕技,都在社長這本最新力作:《Apple教我的工作方法:200個讓蘋果店員也推薦的Mac高效率活用術》,我嚴選了 200 招情境與使用建議,直接告訴你為什麼 Mac 要這樣設計、該學什麼招、不用學什麼招。發行一個月社長也在 FB 收到很多支持跟評價,真的太感謝各位幾乎都給出 5 顆星的高分!社長會繼續努力創作好文章,跟大家一起進步!也希望這本書能在未來永久陪伴你,甚至幫助到你身邊剛入手 Mac 的朋友~


▲買本好書,老手能在別人一直纏著你問問題時直接賞他一本痛快,新手也能透過快速、實用的方式上手 Mac!你不會後悔的 Mac 聖經,戳此入手吧

 

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