五大必備主持技巧,讓你像開法拉利一樣又快又穩的 Hold 住整場會議!

的效率往往取決於主持人的能力,就像司機開車一樣,好的會議主持人會用最快、最穩的速度帶大家前往目的地,而爛的駕駛則會把原本一小時的路程開到三小時…。

主持人不一定是要職位最大的人擔當、也不是平常會議室裡發言最多的那位,而是要找一位很有「溝通能力」的人,因為他的工作是要與在場的每一位參與者溝通,並幫大家歸納整理出一條一條的結論,梳理大家的邏輯。

社長簡單分享一下,我見過非常棒的會議主持人,普遍都具有這五項技巧,才能把車開得又快又穩:

一. 能明訂會議目的

一場會議如果沒有目的就亂召開,就是浪費大家時間,這種會議通常會用「創意發想」為理由把你騙進去,結果只是少部分的人在自說自話,其他人在玩手機跟發呆,因此會議主持人通常要在開會前發邀請信告知目的,甚至在坐進會議室後再次重申「今天請大家來的目的是什麼」。

二. 懂得設計流程

每個環節有多少時間?討論議題的順序什麼?誰負責會議記錄?會議主持人擁有絕對的權力安排這些工作,要記住你就是那個握方向盤的人,大家雖然都坐進這台車了,但目的地你說了算,方向盤跟油門也由你控制,因此請不要開錯路線把大家載到莫名其妙的地方。

三. 阻斷不適當的發言

發言時間是非常重要的,通常一個小議題 10-15 分鐘即可,大一點的議題最好不要超過 30 分鐘,一但發現有人超時、離題,會議主持人要很有勇氣的阻斷發言,不能讓現場淪為一言堂,或是讓大家感覺怎麼好像開到另一場會議了。

打斷的方式需要技巧,可以先用手示意暫停,然後短暫的問一下:「不好意思,請問你的意思是…嗎?這可能與我們的主題無關,我們可以在會議記錄上先備註一下,然後繼續討論剛才的議題,會後有時間我們再回來討論你的想法。」,不要讓對方覺得尷尬,透過備註在會議紀錄裡,也代表對方的想法並不是一文不值,但因為時間關係,留待將來再繼續討論。

四. 鼓勵大家發言

不只是要阻斷不適當發言,會議主持人還要適時的 Cue 一下在場的每一位夥伴,而且注意,不是照「座位順序」或是「職位大小」來輪流發言(當然結尾還是可以禮貌性的請最大的主管發言),而是跳著點名,不定時的傳球讓大家都講到話,尤其是讓最小年紀、或是職位最低的新人接球。

點名時可以用:「XXX,剛剛提到的(某件事),你還有沒有看到其他的問題或是想法,可以跟大家分享一下嗎?」,不要用只有單一答案的提問,例如:「這個觀點你是不是同意呢?」,這樣只會得到「我同意」的答案,請鼓勵他講出自己的想法,也可以告訴他「即使你的觀點與其他人不同也沒關係,我想聽聽看!」。

五. 簡短的總結每個環節

會議主持人不能很突兀的說:「好,那下一個議題!」,這樣會有種電影看到一半被卡掉的錯愕感!在每個議題要收尾時,請先小小總結一下大家這個環節的結論是什麼,不然會做白工。別以為光靠會議紀錄就能確定彼此的想法(你又不能確定大家是不是都會看),最好的方式還是當下就做個小結論,並問一句「有沒有遺漏需要補充的?沒有的話我們進入下一個議題,是關於…」。

 

Apple 會怎麼做?用 iPad 自製最簡單的時間管控面板


很罕見的這次社長要用 iPad Pro 來教大家,iPad 真的是會議室裡非常好用的工具!尤其主持人使用是再適合不過的了,因為主持人不需要做會議記錄,大部分的時間也是在確認議題的走向跟時間,因此我們可以善用 iPad 的大螢幕,同時用 Split View 執行兩個 App 來輔助會議進行。


▲在 iPad 上先開啟「提醒事項」App,照著順序填上會議要討論的議題,下方備註可以寫下最多討論的時間是多少分鐘。


▲用單指從螢幕邊緣啟動 Split View 分隔畫面功能,指定第二個應用在右邊,我們要選「時鐘」App。


▲中央的分隔線可以調整到中央,形成 1:1 各半的畫面分配,但我們只需要 1/3 的畫面來使用「時鐘」就夠了。


▲在右半邊我們要用的是「時鐘」的「碼表」功能,善用〔分圈〕按鈕來記錄每個環節你們共用了多少時間,最上方還可以看到會議總時間。至於左半邊就是會議流程,所以你可以在每個環節結束後按一下圈圈,標示已完成討論的主題。

 

《Apple 教我的開會方法》系列文

 

《Apple 教我的開會方法》是社長在 LetsOffice 開啟的新專欄,我將分享所有我看過、聽過、體驗過很棒的開會方式,結合到 Apple 應用教學中(有 Mac 也有 iPhone),大多不是很難的高端技巧,一般人都能輕易的用手邊裝置執行。希望各位會喜歡這個新專欄!如果你有想要提供開會的 idea,歡迎來信告訴社長:Letsoffice.tw@gmail.com

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