參與會議的人數與對象該怎麼決定呢?聽聽 Amazon 創辦人的「兩份 Pizza」原則

一場有效率的會議人數要多少?不妨我們可以參考一下 Amazon 的創辦人貝佐斯的做法,也就是知名的「兩份 Pizza」原則:將一場會議的人數控制在兩份 Pizza 就能讓所有人都吃飽,如果兩份 Pizza 還餵不飽所有人,貝佐斯就會降低會議人數,因為他相信「小團隊」的討論效率會優於「大團隊」。

這讓社長想到一個大家可能都聽過的研究…人多的地方智商會集體降低,當然這個論點有待商榷,但可以確定的是會議人數一多,保證有人會開始打混!玩手機、聊 LINE、盯著電腦偷滑 Facebook 或是處理自己的工作,與其將這些沒有貢獻的人關在會議室,不如讓他們回到自己的辦公桌上處理業務,因為強迫他們坐在這兒一點意義都沒有,他們沒辦法參與核心討論、專注力也不在此。

那麼我們該讓哪些人進到會議室呢?社長的建議是 5 人配置(吃兩份 Pizza 應該足夠了):

一位會議主持人:

他不一定要官最大,但絕對是能掌握會議時程、確保討論主題不會偏掉,要勇於打斷冗長、離題的發言,並讓會議準時開始與結束。

一位能做決定的人:

一定要職等足以替這場會議定下決策方向,因為你們討論了一小時,但最後一點結論都沒有,或是一出會議室瞬間就被長官給推翻掉,那不就浪費時間了嗎?因此一定要有一位能下決策的人在場。

兩位不同意見的人:

這邊指的不是個性不合,或是處處針鋒相對的同事,而是對一件事情有不同看法的兩派意見,還記得我們在第一篇文章中提過,最重要的帶著自己的 idea 進到會議室進行 PK,同一件事情的兩種想法交會,就可能產生更多的創意。

一位最年輕的人:

可以是菜鳥、或是公司中職等比較低的夥伴,而且一定要讓他們參與發言,主持人要鼓勵他說出自己的想法,因爲最年輕、經驗最少的職員往往還沒有太多包袱,對部門、業務、公司的格局還不會「當局者迷」,因此不妨給年輕人機會,讓他們參與討論看看,被邀請的年輕夥伴心裡也會感到受重視,對公司將更有向心力喔!

 

Apple 怎麼做?善用行事曆一次掌握會議受邀人的出席意願


會議主持人最重要的就是找到開會的對象,但一場會議假如有 5-6 人,要用一封一封郵件這樣邀請,然後打電話往來確認出席意願十分麻煩,社長推薦你用「行事曆」的邀請功能,一次掌握所有會議受邀者的出席意願!


▲打開「行事曆」應用,在即將招開會議的日期上點選兩下,新增一個會議行程,例如可以輸入「會議:討論 2 月份品牌推廣活動」。在下方你還可以輸入附註說明這場會議要討論的大綱等等。


▲接著在下方的「加入邀請對象」點選一下,並輸入對方的 E-mail 或 Apple ID,完成後按下〔傳送〕對方就會收到邀請。


▲如果你輸入的是對方的 E-mail,他就會收到一封郵件,並附帶行事曆行程可以加入到相關的 App 服務中,例如寄給 Gmail 的用戶,他是可以直接在郵件中點選「確認出席」,然後將會議行程綁定到「Google 日曆」裡。

※ 如果寄送的是對方的 Apple ID,對方會直接在 Mac 上收到通知,點選後就能加入到「行事曆」應用中;或是在 iPhone 的「行事曆」App 收到通知。


▲寄出邀請後你就可以在行事曆中查看所有人的出席意願,如果對方點選確認出席,就會顯示綠勾勾,如果無法出席則會出現紅叉叉。

 

延伸閱讀:

 

《Apple 教我的開會方法》是社長在 LetsOffice 開啟的新專欄,我將分享所有我看過、聽過、體驗過很棒的開會方式,結合到 Apple 應用教學中(有 Mac 也有 iPhone),大多不是很難的高端技巧,一般人都能輕易的用手邊裝置執行。希望各位會喜歡這個新專欄!如果你有想要提供開會的 idea,歡迎來信告訴社長:Letsoffice.tw@gmail.com

 

《Apple 教我的開會方法》系列文

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