會議開始後 30 分鐘為什麼總是被浪費掉?先掌握訊息在進會議室,讓創意有更多時間碰撞!

社長跟人開會常常會遇到一種情況,就是發現對方到了會議室裡才開始看資料、然後一張一張的簡報照著唸完,才開始問「你有什麼 idea 嗎?」,很多公司的會議都會這樣進行,從這些「冗長會議」我們可以歸納出一套繁雜流程:

  1. 先交流資訊
  2. 確認彼此認知或有沒有要補充
  3. 然後才開始思考自己的想法
  4. 提出意見交流、辯論(通常會是一陣沈默,然後讓官最大的變一言堂)
  5. 做出最終決策與分工

社長認為最棒的開會形式,應該是這樣:

  1. 我已經準備好我的 idea 了,來 PK 吧!
  2. 每個人花最短的時間講完 idea 後直接進行交流激辯。
  3. 撞出新的 idea 讓領導者做出決策。

重點就是帶著「我已經準備好我的 idea 了,來 PK 吧!」這樣的心態而出席,而不是「喔我先聽聽大家有些什麼吧,然後進房間再邊聊邊想」。如果你沒有準備好自己的想法,打算進去後再聊,我敢保證通常都講不出什麼屁來。你看看那些開會中還在偷滑手機的傢伙,往往輪到他在發言的時候不是說:「喔我沒意見」,不然就是東扯西扯講不到重點,同樣的話不斷繞啊繞重複的講在拖時間,誰不知道他根本沒有帶「想(腦)法(袋)」進來?

 

Apple 怎麼做?用 iWork 文件合作,確保資料同步零誤失


【解決辦法】:請先在自己的辦公桌上做好備戰作業,確保資訊沒有落差,我手上的資料跟所有人都一致,這樣才能在開會前產生自己的 idea,進會議室專心進行 PK。

有些人會用 LINE、FB Messager 來共享資訊,但這類的聊天軟體往往太過即時,反而把重要的資料給掩沒了,例如聊天訊息一多,原本傳送資料的對話就被洗掉,要滑個老半天才能找回來。

社長推薦各位用一個方法,叫做「Numbers 共享資訊看板」,利用 iWork 最新的「合作」功能,大家統一替自己手邊的文件建立雲端連結,然後貼到合作的 Numbers 表單中,這樣要開會前,統一到這份看板上去撈資料,或是上傳資料就行了!

▲Numbers 的好處是表格化能加入文字,且易於調整排版,就像一張資訊看板一樣,後面附帶雲端文件的檔案傳送門,團隊成員可以先寫下這份文件是誰建立的、負責人是誰、他的使用目的是什麼?就不用擔心文件像在 LINE、FB 一樣一傳完之後就找不到了。

 

延伸閱讀:

關於 iWork 文件的合作設定、Numbers 表格的建議配置,請看這篇詳細教學:《團隊文件協作大躍進!iWrok 合作,讓我從此不再用 Email 夾帶附件的三大理由!》

 

 

《Apple 教我的開會方法》是社長在 LetsOffice 開啟的新專欄,我將分享所有我看過、聽過、體驗過很棒的開會方式,結合到 Apple 應用教學中(有 Mac 也有 iPhone),大多不是很難的高端技巧,一般人都能輕易的用手邊裝置執行。希望各位會喜歡這個新專欄!如果你有想要提供開會的 idea,歡迎來信告訴社長:Letsoffice.tw@gmail.com

 

Apple 教我的開會方法

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