老闆改改改救星!「樣式面板」讓你免加班逐頁修改,一鍵替換整份簡報字體與顏色

Apple 的文書軟體 iWork 跟微軟 Office 最大的不同,就在「側邊欄」的設計,我們之所以會覺得 Office 難用,是因為它將全部調整字型、圖形樣式的按鈕通通塞在上方,而且沒有清楚的指引該點選哪邊,才能調整到你想要的樣式,所以社長每次用 Power Point 做簡報都浪費很多時間,因為總是在「找按鈕」⋯。

而 Keynote 的好處就在這了,它採用「右側邊欄」的設計,搭配自動切換樣式頁籤,來增加你編輯內容的速度,目的是大幅降低使用者找尋按鈕的時間、再來用清楚的指引和即時預覽,告訴你調整出來的效果長怎樣。光這樣解釋大家可能不清楚,我們看最明顯的例子吧:


▲在 Power Point 中要調整「字元間距」,該怎麼做?

像社長這種平常都沒在摸 Office 軟體的,完全不熟悉 Power Point 介面按鈕,你要我怎麼憑「圖示」就知道這是字元間距?Office 最大的痛點就在這裡,它把上方擠滿了所有的功能調整鍵,導致無法附註文字告訴你這個按鈕是什麼,所以初學者要調一個按鈕都要不斷的用滑鼠指指指,一個一個找!


▲接著來正式調整「字元間距」,最弔詭的地方來了,我怎麼知道「非常緊密」、「緊密」、「寬鬆」、「非常寬鬆」的程度差距為何?它只給了我四個按鈕,卻不跟我說到底寬鬆的標準在哪,因此我必須每個按鈕都試一遍,才能調到我能接受的間距。


▲如果這四個按鈕都沒辦法滿足我呢?我必須先按【其他間距⋯】,然後跳出一個視窗,接著慢慢把數值按上去,然後選右下角的〔確定〕,才能看到調整後的結果;如果間距是錯的?恭喜你,請重複上述動作再調一次吧!

在使用 Power Point 的時候會不斷感受到這種「不適感」,但並不代表 Power Point 就比較爛喔!我見過真的把 Power Point 用的超厲害的人,這就是熟練度和習慣的問題,因為常用所以能記下每個按鍵的位置,不適感自然就會降低。

Power Point 有它強大的地方,但很多功能其實你用不到,而且對初學者來說門檻會稍微高了點,社長最近用 Power Point 是幫一間公司做投資人簡報,我先用 Keynote 做好後直接轉為 .ppt 格式,再用 Power Point 打開確認沒有跑版;由於是比較正式又剛硬的簡報類型,而且對方都用 PC,不然平時我是絕對不會開 Power Point 的。(以後我們在提到 Keynote 轉檔的教學)

 

Keynote 怎麼做?


▲好吧,讓我們來瞧瞧 Keynote 怎麼做!點選文字後,右側邊欄切換成【文字】樣式面板,接著在中間有個小齒輪,點開來就會看到「字元間距」,你可以直接輸入或上下調動數值,左方就能直接即時預覽變化效果,你就直接調出來給我看就對了,哪需要什麼寬不寬鬆的詭異形容詞啊!

從上述的例子可以看到,Keynote 在協助使用者編輯內容時,會先明確的幫你區分【樣式】、【文字】、【排列】三種編輯情境,你永遠不會找錯地方,因為你知道要改文字,就是在【文字】頁就能調整;而當你要更改圖形的時候,你就會去【樣式】,不會誤跑到【文字】去調整。

 

批次大幅修改「樣式」的救星

當你今天簡報都做完了,結果老闆突然在下班前說一句:「欸背景太白了,改黑色吧!」,你可能會崩潰的從第一頁開始慢慢改吧!這邊要介紹右側邊欄最重要的一個功能,也就是能幫助你批次大量修改文字、物件的「樣式面板」,在【樣式】、【文字】分頁上都有的這塊欄位:

你可以想像它是一種快速複製、貼上的概念,能一次修改簡報中,所有相同格式的文字或物件,快速替換成新的形式、顏色、字體、大小等等,也就是說當你今天簡報都做完了,老闆突然不滿意想要換字換色,就不用一張一張慢慢調。(如果是你自行設計的圖或是照片,就沒辦法了,認命吧新鮮的肝⋯)


▲首先我們要乖乖聽老闆的,把背景從白色變為黑色,先全選左邊每一張投影片,然後在右側邊欄直接更改「背景」為黑色。


▲原先的內文黑字,都會因為背景變黑而看不見了!這時候別慌,先點選其中一句內文,然後把它換成白色字。


▲接著在右側邊欄【文字】上方的「樣式」欄位,你會看到「說明*」旁邊出現了〔更新〕的藍色按鈕,這代表你剛才有對這段文字做更動,由於整份簡報的黑字內文都是用同一個「說明」樣式來編寫的,所以你只要點一下〔更新〕,從第一頁到最後一頁的說明文字都會變成白字啦!


▲這邊要解釋一下,所有你按上方「工具列」→〔T〕新增出來的文字,樣式預設都是「說明」。


▲仔細點開樣式旁的〔▼〕,你會發現從大標、小標、副標其實都有固定樣式,你也可以自行製作、修改、刪除現有的樣式。

這邊社長也提醒各位做簡報的一個小訣竅,通常在做簡報前,可以把所有的樣式都先設定好,包括顏色的色票也先決定好,接著替它們都設定好「樣式」;越早確定確定樣式,之後製作簡報就會更順暢,將來要大量修改也能像本篇文章教的一樣又快又方便。

 

總結

右側邊欄的功能真的非常多!這篇我們先提到了【文字】以及帶大家認識了「樣式面板」的作用,下回我們會談談「顏色」、以及「形狀」樣式等功能,請期待啦!

 

回顧 Lets Keynote 所有文章:

相關文章

人人必學的職場郵件攻略法:8 大書信禮儀你都有顧到嗎?

人人必學的職場郵件攻略法:8 大書信禮儀你都有顧到嗎?

要是能放假,誰想要工作!一週要工作五天的真正原因是?

要是能放假,誰想要工作!一週要工作五天的真正原因是?

看懂 WWDC 2017 – iOS 11:Apple 把 iPad 變成電腦,需要幾個步驟?

看懂 WWDC 2017 – iOS 11:Apple 把 iPad 變成電腦,需要幾個步驟?