觸手可及!讓你簡報製作效率提高數倍的 Keynote「工具列」配置建議

其實 iWork 三套軟體的介面都是相同的,當你通了其中一套,另外兩套也不攻自破了,今天的主角「工具列」就是非常明顯的例子,一打開 Keynote 你就會看到上方一排小按鈕:

這是基礎配置,社長能很明確地告訴你,基礎配置超難用,而且有些按鈕你八輩子都點不到,有些功能則是你天天要用,卻沒幫你擺出來,導致你一個動作必須點側邊欄兩三次才能完成,這也是很多人最後還是會逃回去 PowerPoint 的關係,因為找不到熟悉的工具嘛!

別怕,這個「工具列」其實是能針對使用者喜好改造的,也就是說一些沒用的按鈕你可以拿掉,改放常用的按鈕。

 

為什麼要用「工具列」按鈕?

你可能想問社長,哪些是常用的按鈕啊?很簡單,就是你在做簡報的時候,常常要移動滑鼠去點右側邊欄 2-3 次才能調整的,就是常用的了,最簡單的例子:圖層的前後順序移動。

由於簡報軟體的頁面是「圖層」設計,當我有兩個方形,黃色先被新增到頁面中,橘色再新增時就會疊加在其上方,產生的重疊;若今天你想讓黃色方形往前移,要怎麼做?


▲請先點選黃色方形,然後滑鼠移到上方〔格式〕,從右側邊欄點一下〔排列〕→ 接著再點選〔往前〕,這動作看起來其實不難,但如果一份簡報你要做 20-30 次的圖層移動,你就知道有多煩了⋯,滑鼠要不斷地往右上方移、點兩下、往右上方移、點兩下、往右上方移、點兩下。


▲但如果今天透過「工具列」按鈕的〔往前〕,你就只要點一下就行了,因為就在你觸手可及的位置,這樣說明你就知道「工具列」按鈕的用意了吧!

 

怎麼變換工具列按鈕?


▲在上方「工具列」任一處按滑鼠右鍵,選擇【自訂工具列⋯】,就會彈出一個功能按鈕面板,接著把你中意的按鈕往上面拖放,一擺定位就完成「工具列」自訂了!


▲如果有不喜歡的按鈕想要更換也很簡單,直接用滑鼠抓住「工具列」上,你不要的按鈕並往外面拉,呈半透明狀後放手,按鈕就會消失不見!

※ 你也可以在平常使用 Keynote 時,按著 ⌘ 來拖曳「工具列」上方的按鈕自由移動、移除,不一定要進入【自訂工具列⋯】介面。


▲在自訂工具列的時候有個小訣竅,可以用〔空格〕或〔可調整的空格〕來把相似作用的按鈕區隔出來,例如說所有圖層移動的〔往前〕、〔往後〕、〔最前〕、〔最後〕,我可以在這前後都加上〔空格〕,這樣就不會所有的按鈕都擠在一起造成滑鼠誤觸。

 

社長的 Keynote 配置建議

我自己在用的工具列長這樣,我來說明一下為什麼要這樣放:


▲首先最左邊第一區,我稱為「檢閱區」:我會放上〔顯示方式〕、〔加入幻燈片〕、〔播放〕、〔預演〕,目的是方便觀看簡報目前的完成度,或切換不同的顯示模式。

例如想看做出來的成品長什麼樣子就按〔播放〕或〔預演〕;想要切換頁面的呈現方式為光桌就點〔顯示方式〕→【光桌】;至於〔加入幻燈片〕我是故意把它塞在這的,因為人的直覺都是往左上先開始看,所以最常用到的頁面新增功能我會放在這邊方便憑直覺點選。(但有時候很懶都用快捷鍵 ⌘+Shift+N)


▲第二區是「物件動作區」:我會放〔往前〕、〔往後〕、〔最前〕、〔最後〕、加上兩個把物件綁在一起/分開的〔群組〕、〔解散群組〕。因為在製作簡報的時候會有大量的物件前後置換圖層動作,以及把兩個物件群組在一起,這些「對物件動手動腳」的我就統一放一區。


▲第三區是「物件新增區」:我留下了預設的〔表格〕、〔圖表〕、〔文字〕、〔形狀〕、〔註解〕,只要是為了增加簡報內容,例如加一個形狀、加一張圖表、加一段文字,都用這區就對了。

※ 值得一提的是我把〔媒體〕這個按鈕拿掉了,因為它非常的雞肋,我用 Keynote 九年了,從來沒有點過這個按鈕,因為你想要加入一張照片,直接把照片拖曳到簡報裡就好啦!


▲第四區是「物件編輯區」:〔格式〕、〔動畫效果〕、〔文件〕,這是連體嬰的三個按鈕,與你右方側邊欄有關,要調整文字、要設定物件的動畫、要更改頁面的大小或背景,都是在這個編輯區完成。


▲最後第五區,是平時不太常用到的「分享區」:〔Keynote Live〕、〔合作〕、〔傳送拷貝〕,前面兩個都是在 macOS Sierra 10.12 新增的按鈕,可以透過雲端連結,讓簡報變成即時協作的平台,或是邀請大家在線上看你的簡報;〔傳送拷貝〕就是當有人想要我把這份寄給他的時候,可以用的快速按鈕,因此這一區的作用都是傳給別人用的。

總結一下,如果用社長的配置來做簡報,你常用的地區會專注在中間三個,而左右兩個區平常就很少用到,所以被我塞在最邊邊。以上都是我多年來的使用習慣,所調配出的配置建議,你也可以自由更改,或是拿掉不需要的按鈕,改用快捷鍵或點上方選單列來替代!

 

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