團隊文件協作大躍進!iWrok 合作,讓我從此不再用 Email 夾帶附件的三大理由!

社長一直很反對直接用 E-mail 夾帶附件寄送檔案,因為我知道並不是每個人都能做好郵件管理,你去看看旁邊同事的收件匣,裡面一定積滿了上百上千封信,充斥著一堆未讀信、廣告信、垃圾信、噢還有你前天寄給他的企劃案,沒錯他漏掉了XD

這就是各位實際在使用郵件的盲點,因為收件匣只有一個,所有的信件同時湧入就會塞在入口,到後面你也懶得去翻找收件匣了,除非對方說那個神奇的咒語:「我寄給你了啊!你有沒有收到?」,你才會勉為其難地打開郵件去翻翻看。

解決這一切最好的方式,我覺得就是貼近現代人的使用習慣,改用「雲端共享」來傳送檔案,這有三個好處:

 

ㄧ. 不用在一封一封郵件慢慢翻找、點開下載附件

首先「雲端共享」的好處就是將文件保存在雲端位置,並產生一個「網址連結」,將這個連結透過 iMessage、LINE、Facebook 分享給別人,對方就能取得這份文件。因此你不用在一封一封信這樣寄送,又擔心會不會超過附件夾帶上限(通常是 35MB),發一封訊息把郵件丟給對方就行了!

▲iWork 文件點選右上角的〔合作〕,使用「拷貝連結」並將可取用的人員更改為【任何擁有連結的使用者】,就可以把這份 iWork 變成雲端共享文件。


▲按下〔共享〕後立即用鍵盤上的 ⌘+V 就能將連結貼上,你可以直接貼到 LINE 傳給別人。

這邊不得不吐槽一下 Apple,因為你不會在「拷貝連結」的時候看到真正的連結網址,按下〔共享〕後也不會看到訊息說「連結已複製,可在任意處貼上」,就完全沒任何反應,得從右上角的〔合作〕按鈕變成綠色,來判斷共享已經成功了。

另外,在寄送或收到共享連結時,社長建議你請多利用軟體本身的保存功能,不然連結終究是一串亂碼,也會被不斷新增的訊息串給洗掉,例如 LINE 可以在訊息上按右鍵用【儲存至 Keep】。

 

二. 大家手上都握有同一份文件,能即時協作

雲端共享的第二大好處是協作,而且是即時、在同一份文件中修改內容,可以無縫接軌的討論、附註文字。原本的工作流程可能是文案要先等企劃先提出方向,收到檔案後才能想標題,而設計又要等文案給了標題後才能進行排版,但改用雲端同步作業時,工作流程將大幅縮短,檔案不用傳來傳去,大家進到同一份文件中就能看到彼此的想法,而且也會更明確感受到…很多人在等你工作喔!快點完成你的部分吧!


▲iWork 合作目前是 Beta 版,卻已經可以跨各裝置使用,以前的 iWrok for iCloud 很陽春一定要在網頁上(iCloud.com)才可以即時協作,現在終於進步到我用 Mac 桌面版、同事用 iPhone 或 iPad 版,就能一起編輯同一份文件,不需要再開網頁瀏覽器了!


▲不論你是在網頁版、iOS 版、macOS 版的 iWork,都可以替文件中的文字、圖片加上「註解」,這有助於協作時告訴對方你的想法,而且每個人的註解顏色都不同,可以很清楚的看到是由哪個人提出的意見,和目前誰在編輯這段文字。

 

三. 不會衍伸多個版本,內容永遠保持一致更新

A 君製作文件後寄給 B 君跟 C 君,結果 B 君發現有錯誤,改好後回傳給 A 君,A 君確認有修改後又要再傳給 C 君,這麼愚笨的工作方式社長是絕對不能接受的…。雲端共享的第三個好處也跟即時協作有關,因為文件是一個連結、而非以往一個一個獨立時間點的檔案版本,因此文件的時間點永遠會統一在最新進度,不會有多份文件造成每個人手上的版本不同,溝通起來自然就順利許多了。


▲開會時,與會人員可以直接進到同一份雲端文件裡,由一個人負責撰寫會議記錄,其他人就能專心的開會,事後也不用自行整理討論事項與決議。請不要每次都一堆人低頭在那邊做筆記假認真,結果討論完全沒結果…,會議記錄這種事交給一位負責就好。

 

但透過 iWork 合作,不就會產生一堆連結嗎…?

沒錯,比起 Dropbox、Google Drive 這種直接把文件裝一裝,然後把整個檔案夾共享給別人,乾淨利落的方式,iWrok 反而是一份文件就是一個連結,導致你可能手上握有一堆的連結,連來連去到後面疏於整理的話可是會亂掉的。

不過社長有一招能夠解決這個小缺點,既然 iWrok 的合作共享只能產生一堆連結,不如我們就反過來利用它,開一個 Numbers 表單直接把所有的連結都統一在一起就好啦!


▲打開 iWork 的 Numbers 試算表軟體,然後新增一份表單命名為「共享文件專區」,接著我們把那些 Keynote 簡報啊、Pages 會議記錄、Numbers 表單一條一條的共享連結,都貼到這個表格裡!


▲用表單的好處是可以在前面寫下這個連結代表什麼文件,適用在哪項專案或是負責人是誰,進度如何、是否已經結案等備註。


▲最後再把這份表單啟用〔合作〕,連結貼到跟公司同事的 LINE 或 iMessage 群組,就搞定了!

以後就不用再重複傳送一堆連結,我們打造一個傳送門平台來管理所有的共享連結,大家都能從這裡找到所有的共享文件,即使 iWork 不能像 Dropbox、Google Drive 共享整個檔案夾,也可以達到多文件共享而不亂的協作方式!

 

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