替重要工作加上「標記」:打破檔案夾收納層層限制,一鍵呼喚重要文件!

社長知道大家都滿懶得整理自己的檔案,有些時候就乾脆堆桌面上了,久而久之你會發現…怎麼找不到檔案啊!資料好亂啊,然後年中或年終可能下定決心來一次大整理(當然最後你還是會弄亂),有時候就會感嘆啊,怎麼薪水不能像檔案夾一樣越來越多呢!XD

今天要教的是一個檔案整理的小技巧,專門對付有一堆檔案夾,裡面裝了很多文件時,我們要怎麼快速區分哪些檔案重要、哪些檔案緊急,然後要用的時候按一個鍵就讓他們跳出來,這樣就不用把常需要開啟的檔案夾留在桌面造成混亂,也不用擔心檔案夾層層堆疊,每次找文件的時候很麻煩!

 

要怎麼區分緊急工作與重要工作?可以看社長之前一篇大作:《雞腿便當時間管理法(上):為什麼我們的時間總是不夠用?》

 

既簡單整理又能結合工作管理的標記


打開 Finder 那藍色的笑臉,看看它的左側邊欄位下方有許多顏色的小圈圈,這個功能就是「標記」,它的作用就是給檔案貼標籤,有點像是跳脫檔案夾本身的分類,強制給它上個顏色的感覺,我們首先要做的就是自定一個「緊急工作」標記:

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▲在「紅色」的圈圈標記上按右鍵→【重新命名「紅色」】,社長將紅標改名為「緊急工作」是因為紅色有緊急、警示的意味,所以我常用它來標注重要工作。

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▲當我接到緊急任務時,可以把這些檔案夾、文件、或是圖片直接拖曳到側邊欄的「緊急工作」上,或是在檔案上按右鍵→【標記】,下方選擇紅色圈圈就能完成標記。

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▲如果你有開啟右側預覽功能,也可以直接在預覽圖片的下方加上標記,開啟的快捷鍵是⌘+Shift+P。

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▲像 iWork、預覽程式這類的檔案,在編輯完後按下 ⌘+S 存檔時,也可以在命名處下方快速加入檔案標記。

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▲當這些檔案夾、文件、圖片都被你貼標記後,只要點選側邊的「緊急工作」,曾被標記的檔案就會瞬間出現在同一個視窗裡,也就是說不管他們原本疊在好幾層的檔案夾深處,只要被你上過標的,一聲令下就得立刻報到!這跟當完兵後接又到教召令一樣啊…。

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▲當工作任務完成後,再次對著被標記「緊急工作」的檔案按右鍵,選取標記就能移除掉它,也就象徵著任務處理完畢,除役了!

 


恭喜你獲得「macOS Sierra:檔案召集令」成就!「標記」就像是一個簡易的任務待辦區,每次有工作上的新檔案,就養成習慣給它貼個標記;開始工作就點擊側邊欄的對應標記叫它們出來!當任務完成就除去標記,藉此知道自己還剩多少專案沒處理,既簡單,又能結合工作管理和檔案管理的功能!

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