怎樣用好 Mac 行事曆(二):改用行事曆行程邀請!隨時掌握對方出席意願

有時候我們用安排的行事曆,除了自己以外,行程也可能牽涉到別人,例如開會,當然不可能跟自己開啦,一個人坐在會議室幹嘛!一定會邀請同事、上司、老闆,或客戶一起參與,但往往會有一種狀況,會議邀請信發出去了,或是 LINE 傳了,對方沒收到、沒回覆、沒這樣那樣的,搞到最後你也不知道這會開不開的成了…。

這種「行事曆」的事,我們就善用「行事曆」本身的共享功能就能一次解決!能夠同時達到「行程邀請」、「確認出席」、「加入附註與附件」等功能。

 

利用行事曆建立行程邀請


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▲建立一則行事曆事件並將會議名稱取好,點選下方的「+加入邀請對象」並輸入對方的 E-mail 或 Apple ID 帳號,如果對方用的是 Android 手機也沒關係,就寄給他的 Gmail 吧!

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▲輸入對方的 Gmail 後,對方會收到一封「行事曆邀請信」,在信中就能看到一個「Google日曆」的會議事件確認連結,也就是說 Apple 的行事曆是能夠與「Google 日曆」合作的!當對方點選「是」接受會議邀請後,就能在自己的「Google日曆」中查看這則行程,並隨時變更意願。(如果他想臨時爽約的話)

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▲你在 Mac 的「行事曆」左上方會立刻跳出更新訊息,告訴你對方已經接受邀請了!點擊你的會議行程,也能看到「邀請對象」的地方,對方的名字已經打了綠色勾勾。

這樣就能達成「確認出席」的需求了!如果對方久久都沒有按,就請你打電話去詢問吧,不要一直依賴電子產品,好像只要發一條 LINE 或一封信對方就一定要看到一樣,這種一廂情願的想法,反而會失去人與人的信賴感喔。

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▲如果對方也使用 Apple 產品,就更方便了!連 Email 都不用收,就能在自己的 Mac、iPhone「行事曆」App 上按確認邀請!畢竟「行事曆」本來就是 Apple 的原生服務嘛~

 


恭喜你獲得「macOS:誠心邀請!」成就,寄送行事曆行程的好處除了能省掉不斷往來的信件確認,更能及時掌握對方出席意願的動態,也可以在下方隨時新增與行程有關的附註資訊,是非常簡單又實用的協作平台!

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