怎樣用好 Mac 行事曆(一):鼓起勇氣!主動預抓「結束時間」

很多人其實是不用「行事曆」來安排自己日常作息的!頂多是記下重要的日子或是訂閱一下好友生日或國定假日,通常社長聽到不用「行事曆」的理由是:「我不知道怎麼用、我不太會安排我的作息、我的生活反正也就上下班而已啊,幹嘛記呢!」

你可以有千百個理由不安排自己的時間,但這些想法最終都會導致你失去對時間的「感知度」,例如常常會覺得怎麼打 Game、滑 FB、聊 LINE,唰一聲幾個小時就過去了…,但一但開始工作就覺得好沈悶啊~好冗長~怎麼還不下班啊!

試著開始用「行事曆」管理你的生活,你會發現時間的節奏好像變明顯了,即使你用的不太精確也沒關係,但至少你邁出了第一步開始替你的生活步調做出努力了!

 

什麼事情該記在「行事曆」呢?


要掌握行事曆,最簡單的時間觀念就是先知道事件的「開始」與「結束」,只要知道這兩者,就能夠把它轉為行程,例如一場講座,通常都會有進場時間、預計結束時間,我們就能將去聽講座的行程記錄在行事曆上。

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▲點選行事曆左上角的〔+〕就能用文字輸入的方式快速新增行程,例如我輸入「星期一下午兩點開會」,行事曆還會在下方顯示一排過去相似的行程供你點選,以快速新增事件。

※ 輕點兩下行事曆的日期欄,也就能新增一個行程。

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▲在下方你還可以加入跟行程有關的「附註」、「URL」、「附件」,把要開會的地點、會面文件、參考網頁都先填進來,就能在查看行事曆的時候迅速掌握本次會議摘要。

 

如果不知道「結束時間」怎麼辦?


這時候你就會問啦:「社長!如果我不知道「結束」時間怎麼辦?像我老闆開會的時候,只會說幾點、在哪開會、誰要出席,但根本不管結束時間的啊!」,沒錯,像這種一進入會議室就開始冗長的會議流程,最尷尬了,因為沒有「結束時間」。

你無法輕易改變你的老闆或是客戶,但你可以試著「預估」每次的結束時間,然後藉由每次的會議結束後,對行事曆做調整變更,藉此一次比一次更容易掌握開會長度。

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▲例如我們開會前,先試著預抓一個結束時間點,假如你老闆愛聊嘛…,說 14:00 整開會,我們就先抓個兩小時,在行事曆上設置 14:00-16:00 的行程,並替事件命名為「跟老闆開會」。

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▲接著當會議結束後,你發現老闆比想像中的還要會聊!超時了 30 分鐘,你就知道以後會議的長度大概要抓兩小時半,這時候你可以在「附註」的地方寫下「會議時間有點長,下次要適時提醒老闆結束時間。」,然後將事件的長度修正為 14:00-16:30。

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▲過了一陣子,當你的老闆又說「開會啦!15:00 進會議室」,這時候只要輕點行事曆,然後在事件名稱的地方輸入「老闆」,行事曆就會自動跳出上次的【跟老闆開會】供你選擇,且時間自動抓為兩個小時半!

這時候你就會看到自己上次的「備註」:「會議時間有點長,下次要適時提醒老闆結束時間。」,就知道這次要勇敢一點,提醒老闆早點結束會議,先到此做個段落放大家去幹活吧!也就是說,我們雖然無法控制或準確知道每件事情的「結束時間」,但可以透過一次一次的預測、後續紀錄、下次修正,不斷的讓自己更容易掌握每則事件的結束,利用行事曆記憶功能,來改善自己對時間的敏銳度。

 

說到底,會 delay 行程就是因為你沒勇氣


最後跟大家講一個觀念,通常開會,老闆是最沒有「時間感」的那個人,可能因為都是他在講,然後問各位:「有什麼建議啊?」,你們又講不出來或不敢講,怕得罪老闆或其他同事就不敢表達意見,只會附和他,會議結束後完全沒有結論,根本浪費彼此的人生。

「每個人都不敢當壞人,最後往往都一起承受最壞的局面。」— 社長語錄。

試著開會前主動問老闆:「這次我們會議的主題要討論什麼?我們預計花多久時間?」,然後事先準備好每個人的想法再進會議室,如果沒有想法的人就不要坐進去浪費時間,另外一定要安排一位「會議主持人」和一位專門的「會議記錄」,不要每個人都在那邊低頭抄寫筆記假認真,拜託開會又不是上課…。

最後,別再讓老闆一個人控制全場了,如果下面有人願意出來當會議的主持,他只要坐著說「好!」或「不好!」當個「最終決策者」,他百分之一萬超爽的好嘛!身爲會議主持人一定要掌握好「結束時間」,一開始不知道安排誰的話,就你自己當吧!如果你連這點改變的勇氣都沒有,那你就活該倒楣在會議室浪費兩小時半。

 


恭喜你獲得「macOS Sierra:結束時間我說了算!」成就!下次我們會介紹行事曆更多的應用,請各位開始試著用行事曆安排自己的時間吧!

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學習更多行事曆技巧!請看:《怎樣用好 Mac 行事曆(二):改用行事曆行程邀請!隨時掌握對方出席意願》

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