動手做 Keynote 簡報前 2 大必備動作:「編輯主板」與「打草稿」

一直到我用 Keynote 做簡報第 4 年左右,我才意識到自己大量的時間都浪費在邊做邊調版型上,簡單舉個例子,每份簡報幾乎都會把自家公司的 Logo 壓在畫面的角落,以前的我就會手動一張投影片貼一次 Logo,如果今天版型不幸要來場大更動,Logo 得從左邊改到右邊⋯⋯,齁齁你就知道我要花多少時間一頁一頁改了!

這也是為什麼今天要介紹「幻燈片主板」功能的原因,它的作用就是在簡報開始前,先讓你把可能會用到的固定樣式、物件佈局比例都抓好,之後你開始製作簡報時就能節省大量的時間,把資訊丟進去做微調即可,我會用 2 篇文章的來介紹該怎麼使用它,以及我自己在做簡報的事前準備有什麼。

 

什麼是「幻燈片主題」?


▲打開一份全新的 Keynote,通常都會跳出一個「選擇主題」的視窗,上面有 33 個 Apple 提供的預設簡報版型,這就是幻燈片的主題,隨然 Apple 提供滿多的主題,但通常我都是選「白色」自己重新打造一套簡報。


▲一進入到「白色」主題畫面,預設都是一個「大標題」和一個「副標題」;這時看向右側邊欄「幻燈片佈局」下方有個〔更改主題〕,點選後你能切換這個「大標題與副標題」主板,變成「照片 – 水平」、「大標題 – 中央」等 12 個主題佈局,這些就是此主題預設的版型。

也就是說,今天你已經把簡報的佈局、物件位置都確立好後,開始製作簡報的第一步驟其實就是先來這邊選取預設版型樣式,然後把你的資訊、文字、數據一個一個丟上來再做微調,產出簡報的速度就會非常快了!而且日後修改、沿用都很方便,簡直一勞永逸!

 

開始做簡報前,請先畫草稿

做簡報就像開車,你如果沒有準備好目的地、查一下附近的資訊就直接上路,到最後不是迷路就是懶得開了,因此「畫草稿」是非常重要的動作,它要比你開啟 Keynote 的時間更早開始執行,我自己是用 iPad Pro+Apple Pencil 來繪製草稿,使用的 App 是《Paper 53》


▲很簡單的先畫出整份簡報的佈局,一張小卡就是一頁簡報;如果你沒有 iPad Pro+Apple Pencil,建議你去買一組,啊不是啦!我是說你可以用真正的紙筆來代替 XD

草稿不用畫得很精確,通常我會確定一些固定原則:「標題要放哪邊?」、「字級大小是多少?」、「Logo 放哪個角落?」、「顏色用幾種?」等等;關於顏色的選用建議,可以參考我之前的文章,推薦的三個顏色搭配網站:《三個簡報製作必備的色彩收藏網站,讓你隨時找到自己的顏色靈感!》

當你都完成了草稿,就像手上拿了一份精確的地圖,依循著地圖製作簡報就不容易迷路;接下來就是跳上名為 Keynote 的車子一路給它駛下去啦!

 

開啟主版編輯模式,先拉參考線


▲接著就是實際回到 Keynote 上設計主題模板了,點選「幻燈片佈局」最下方的〔編輯幻燈片主板〕,你左方的簡報畫面就會切換成編輯模式。


▲你會發現有一條一條黃色的參考線在畫面上,這是為了在設計模板時,能幫你標出畫面比例,切出空間用的,例如簡報的場地,你和觀眾間的距離比較遠,後方的觀眾通常會看不到簡報下方的 1/3 內容,所以你在製作簡報時可以拉出一條參考線,把下方 1/3 設為禁區。


▲拉參考線的方式是在左側邊欄【顯示尺標】,接著用滑鼠點著旁邊的刻度,往簡報內拉,從左側刻度可以拉出垂直的參考線、上方刻度往下拉,可新增水平的參考線。

※ 如果要刪掉參考線,就把畫面中的黃線往外拖到尺標刻度的地方,手一放線就會消失了!

 

先休息一下,小結今天重點

先小結一下今天的內容,你目前已經知道 Keynote 都是有主題模板的了,而這些主題模板其實是可以自行設計、調整的,當我們要開始製作簡報前該做的不是直接動手,而是先繪製草稿、定義色票、確立標題、字級大小、Logo 佈局等,我們將這些動作當成畫地圖,當你確立了簡報設計方向後,接著就正式開啟 Keynote,進入「編輯幻燈片主板」介面,拉出一條一條「參考線」確保每個物件的距離和位置。

今天先教到這邊!下一篇我們就來正式製作主板囉~

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