收到訊息的當下一定要在24小時內回覆!

不知道大家有沒有一種經驗,對方今天招待你吃飯結果你忘記跟他說謝謝,然後你想說要 Line 或是簡訊給他說聲:「多謝招待!」,但很不巧女友又在旁邊跟你說:「手機跟老娘誰比較重要?」。

放下手機陪女朋友後,就漸漸地忘記了該跟別人說謝謝的事情了…,隔了 24 小時後,你要發簡訊才發現這下尷尬了,現在道謝會不會太晚了啊?對方是不是在心裡記下一筆了?結果你就這樣陷入想發簡訊又不敢發簡訊的惡夢中,雙方也因此留下了疙瘩。

 

好習慣之一:回信一定要在 24 小時以內


我上班進到公司第一件事情當然就先開電腦,登入 e-mail ,確認從昨天 17:30 到現在有沒有收到新的郵件(當然不會每個人都跟我一樣 17:30 下班…),如果收到新的郵件或是通知的時候,幾乎都是快速回覆。

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▲回信前先大致瞄一下哪些才是真正重要的,有些很明顯來亂的就自動忽略。

 

很常聽見有人說:「拍謝拍謝,剛剛太忙了沒有時間回覆」,說真的,這種理由真的蠻瞎的,畢竟回覆訊息不是要你寫論文,很多時候其實只要一句話就可以解決的。回覆訊息應該要簡潔扼要,並且讓讀信的人能夠一目瞭然。所以你寫信的時候儘量要考慮到我們高中課本所學過的: 「 5 W 1 H 」

  • What :怎樣?什麼?想要做什麼?
  • When: 何時?幾點?日期?
  • Where:地點是哪裡?
  • Why:為什麼要這樣做?
  • Who:跟誰?
  • How:怎麼做?如何做?

相信抓到這些要訣的話你回訊息真的不需要太多的時間。

 

快速回信可以提升好感度20%!


不騙你!只要你回覆的速度夠快,就可以提升對方的好感度20%!打個比方,當你突然心情不好,你最想 line 的那個人是誰?當然是回最快的那個人嘛!好友群裡面總是有幾個知心好朋友,每次都會秒讀秒回你的訊息(我有時候真的很好奇他們平常到底在幹嘛),讓你能在最關鍵的時刻抒發當下的心情。

所以,請把握當下回信吧!當然不可能每個人都能一上工就是坐在電腦前面回 e-mail,有些人可能要先幫老闆泡茶,或者是要先去做些該做的事情,但在忙,都請無時無刻把回信的重要性掛在身上吧,如果不想打字,一通電話反而更有誠意喔!

 

結語


想要快速回覆,但又擔心內容空洞,無法順利表達自己要說什麼嗎?其實只要給對方一個時間,延期就可以了

「感謝您的來信,現在因為OOXX無法當下回覆,關於您的問題,將於下午 3 點前回覆,造成不便,非常抱歉」

雖然沒辦法回覆對方的問題,但總之先回信,讓對方能夠安心或者是去做其他事情。當然事前該注意的點就是,真的有辦法在時間內好好答覆對方嗎?沒辦法確定的情況下當然抓更寬鬆一點,跟對方說明天回之類的。出了社會,就要講信用,答應別人的事情自然要做到。

 

圖片來源

  • 特色圖繪製:MIHO
  • KUMA 部長的手機

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